ESCANER DE CODIGOS DE BARRAS:
Escáner que por medio de un láser lee un código de barras y emite el número que muestra el código de barras, no la imagen. Escáner de código de barras. Hay escáner de mano y fijos, como los que se utilizan en las cajas de los supermercados. Tiene varios medios de conexión: los más modernos por orden de aparición USB, bluetooth, wifi, los más viejos puerto serie, incluso directamente al puerto PS2 del teclado por medio de un adaptador, cuando se pasa un código de barras por el escáner es como si se hubiese escrito en el teclado el número del código de barras. Un escáner para lectura de códigos de barras básico consiste en el escáner propiamente dicho, un decodificador y un cable o antena wifi que actúa como interfaz entre el decodificador y el terminal o la computadora. La función del escáner es leer el símbolo del código de barras y proporcionar una salida eléctrica a la computadora, correspondiente a las barras y espacios del código de barras. Sin embargo, es el decodificador el que reconoce la simbología del código de barras, analiza el contenido del código de barras leído y transmite dichos datos a la computadora en un formato de datos tradicional. Un escáner puede tener el decodificador incorporado en el mango o puede tratarse de un escáner sin decodificador que requiere una caja separada, llamada interfaz o emulador. Los escáneres sin decodificador también se utilizan cuando se establecen conexiones con escáneres portátiles tipo “batch” (por lotes) y el proceso de decodificación se realiza mediante el Terminal propiamente dicho. fue creado en el 2005.
10 Pasos para implantar el Código de Barras
Paso 1: Obtener el “Prefijo GS1 de empresa
Antes de que una empresa pueda empezar a etiquetar sus productos con códigos de
barras, es necesario crear una base de datos con los códigos numéricos de
producto que van a ser simbolizados e impresos en barras. Para ello, el primer
paso es obtener un Prefijo GS1 de empresa. Este prefijo está formado por una
secuencia de entre 7 y 10 dígitos que sirve para identificar de forma única y
exclusiva al propietario de la marca y que debe figurar siempre al principio de
cualquier código de producto. Esta exclusividad que caracteriza al Prefijo GS1
de empresa asegura a los fabricantes y a sus clientes que no se van a producir
colisiones ni coincidencias de códigos en el mercado y, por lo tanto, que los
productos van a ser comercializados con las máximas garantías.
Para obtener un prefijo GS1 de empresa exclusivo a nivel mundial, las empresas
tienen que pasar a formar parte del colectivo de usuarios de códigos de barras
que son socios de AECOC, única organización en España capacitada para asignar
estos prefijos y otorgar los
derechos de utilización del estándar de codificación y simbología de GS1 a las empresas.
La disposición del prefijo GS1 de empresa a través del alta
en AECOC es la fórmula mediante la
cual se garantiza que el gobierno de la Asociación está en manos de los propios
usuarios, que son los que tienen todo el control sobre el Sistema de
estandarización y los que contribuyen al desarrollo y mantenimiento del mismo gracias
a la aportación de sus cuotas. Por otro lado, este modelo es el que permite
asegurar la continuidad del propio Sistema, ya que vela por la investigación y
el desarrollo progresivo de tecnologías más avanzadas de identificación (como
el RFID, también llamado chip o etiqueta inteligente) y su implantación
en los mercados.
Para finalizar, conviene saber que el Prefijo GS1 de empresa también sirve para
identificar el perfil de los interlocutores comerciales que intervienen a la
hora de enviar y recibir pedidos, albaranes, facturas y cualquier otro tipo de
documento electrónico vía EDI
(Electronic Data Interchange) entre proveedores y
clientes. La condición de socio de AECOC otorga automáticamente a las empresas
el derecho a implantar los estándares EDI de comercio electrónico y a utilizar
las guías de GS1 publicadas por AECOC.
Paso 2: Identificar cada
producto
Una vez adquirido el prefijo GS1 de empresa a través AECOC, la organización ya
está lista para empezar a identificar uno a uno todos sus productos.
El proceso es simple. Empezando por el “0” se deben asignar códigos numéricos
secuenciales a cada producto del catálogo de acuerdo con la normativa de cambio
de código. Al final de este proceso,
el conjunto de dígitos formado por el prefijo GS1 de empresa y el código de
cada producto del catálogo debe tener un total de 12 posiciones. De este modo,
si el prefijo GS1 de empresa tiene 7 dígitos, la organización podrá disponer de
un rango de 5 posiciones que permitirá codificar hasta 100.000 productos
diferentes (desde el 00000 hasta el 99999). Del mismo modo, si el prefijo GS1
de empresa tiene 10 dígitos, la organización podrá disponer de un rango de 2
posiciones que permitirá codificar hasta 100 productos diferentes (desde el 00
hasta el 99).
Estructura básica de un GTIN-13:
Prefijo de empresa + Código de producto + Dígito de control
(7, 8, 9 o 10 dígitos) (5, 4, 3 o 2 dígitos)
(siempre 1 dígito)
Ejemplo:
Prefijo GS1 de empresa asignado por AECOC: 84123456 (8
dígitos/posiciones)
Rango disponible para codificar productos: 0000-9999 (4
dígitos/posiciones)
Codificación del producto 1: 841234560000 (total 12
dígitos/posiciones)
Codificación del producto 2: 841234560001 (total 12
dígitos/posiciones)
Codificación del producto 10.000: 841234569999 (total 12
dígitos/posiciones)
Teniendo en cuenta que todos los códigos GTIN-13 deben tener 13 dígitos, para
finalizar el proceso es necesario calcular el
dígito de control a través de un sencillo
algoritmo matemático y colocarlo en la última posición.
Para el ejemplo anterior:
Codificación del producto 1: 8412345600005 (total 13
dígitos/posiciones)
Codificación del producto 2: 8412345600012 (total 13 dígitos/posiciones)
Codificación del producto 10.000: 8412345699993 (total 13
dígitos/posiciones)
Siguiendo esta misma lógica, las organizaciones que lo deseen pueden
identificar agrupaciones de productos, ubicaciones (ej. Almacén),
departamentos, personas físicas, activos (ej. Ordenadores), artículos
retornables (ej. Envases)…
Paso 3: Identificar los
puntos de lectura
Las especificaciones que debe cumplir un código (símbolo, dimensiones,
ubicación, color...) para que pueda ser leído sin dificultades dependen
del entorno en el cual se van a efectuar las lecturas. Hoy en día, existen 4
entornos de trabajo claramente diferenciados:
1. Lectura en punto de venta
2. Lectura en almacén
3. Lectura en punto de venta y almacén
4. Lectura en entornos especiales (ej. Hospitales)
Si se conoce dónde se escaneará el código se pueden establecer las
especificaciones exactas para su producción (ver siguientes pasos).
Paso 4: Seleccionar el tipo
símbolo
Seleccionar
el símbolo correcto es fundamental para
alcanzar el éxito del proyecto y por lo tanto conviene tener muy presente los
siguientes aspectos:
• Siempre que el código tenga que ser leído en el punto de venta y éste no
deba incluir de forma adicional información con las características variables
del producto (lote, fecha de caducidad, número de serie...), el símbolo a
utilizar será un GTIN-13 siendo el caso más habitual
• Como excepción al caso anterior, si el sustrato sobre el cual se va a
adherir el código está fabricado de un material rugoso tipo caja de cartón, el
símbolo a utilizar será un GTIN-14
• Siempre que sea necesario que un código incorpore de forma adicional
información con las características variables del producto (lote, fecha de caducidad,
número de serie…) el símbolo a utilizar será un GS1-128 (si la lectura se va a
producir exclusivamente en entorno almacén) o un GS1 DataBar (si va a tener que
realizar alguna lectura en el punto de venta)
• En casos muy especiales como en el del ámbito hospitalario puede ser
necesario el uso del símbolo GS1 DataMatrix cuyas funcionalidades son
muy similares a las del DataBar
Paso 5: Seleccionar las
dimensiones del código
Uno de los factores que contribuye a determinar las dimensiones
del código es el tipo de símbolo con
el que se está trabajando. Cada tipo de símbolo tiene la posibilidad de adoptar
un determinado tamaño u otro para poder adaptarse a las necesidades de cada
situación. No obstante, las dimensiones de un GS1-128 suelen ser las mayores de
todas y las del GS1 DataBar y GS1 DataMatrix las menores.
En cualquier caso, también hay que tener en cuenta que el tamaño del símbolo se
ve afectado por otros aspectos como son: el espacio disponible para su
ubicación, las limitaciones de los sistemas de impresión y el entorno en el que
el símbolo se va a leer. A modo de ejemplo, en un entorno almacén las
distancias de lectura suelen más grandes y, por lo tanto, el símbolo debe tener
mayores dimensiones para poder ser leído correctamente.
Paso 6: Seleccionar el
color del código
La combinación óptima para
la lectura del símbolo es la resultante de utilizar el color negro para las
barras del código y el color blanco para el fondo. No obstante, también es
posible utilizar otra combinación de colores, para lo cual es necesario asegurarse
previamente de que ambos colores son compatibles entre sí a través de la
aplicación del cálculo
de Pantone.
Paso 7: Seleccionar la
localización del código
Cuando se habla sobre la
localización del código en el producto se hace referencia a la ubicación de
éste en el envase. Por lo tanto, es lógico pensar que a la hora de ubicar un
símbolo es necesario tener en cuenta, no sólo el proceso de envase y embalaje,
sino también el de lectura a lo largo de toda la cadena de suministro hasta el
consumidor final. No obstante, se deberá poder garantizar la lectura del
símbolo en aquellos casos en los que sea necesaria la identificación del
producto para poder someter a éste a los correspondientes procesos de reciclado
o a para incorporarlo de nuevo a la cadena (ej. material quirúrgico tras ser
sometido a esterilización).
Por este motivo y para evitar incidencias, no se debe tapar, dañar o ubicar el
símbolo en zonas angulosas del producto que impidan su lectura.
Paso 8: Disponer de un
software de generación de símbolos
Como es lógico, antes de
poder imprimir los códigos de barras es necesario crear previamente en el
sistema informático el dibujo de los símbolos en formato digital. Para ello, se
deberán cargar en una aplicación o software de generación de símbolos los códigos
numéricos que se han ido construyendo en el paso 2 de este documento.
En la actualidad, los sistemas informáticos de algunas empresas ya tienen
incorporado este software, motivo por el cual, lo más recomendable es ponerse
en contacto con el proveedor de tecnología de la propia organización. No
obstante, AECOC dispone de una amplia lista de empresas que ofrecen soluciones
de generación de símbolos a medida y de un servicio de asesoría para sus asociados.
Como medida de seguridad, los números del código de barras deberán figurar
debajo del símbolo en formato humanamente legible. De esta manera, en aquellas
situaciones en las que el símbolo no pueda ser leído por cualquier
circunstancia (ej. código de barras dañado) se podrá introducir manualmente los
dígitos que componen dicho código.
Paso 9: Disponer de un
sistema de impresión
Determinar el sistema de impresión de los códigos de barras es un aspecto de
notable importancia a la hora de llevar a cabo este proyecto.
En este sentido, para pequeños volúmenes de impresión de etiquetas suele ser
suficiente con disponer de una impresora láser o de una impresora térmica.
Por el contrario, para grandes volúmenes de impresión de etiquetas lo más
aconsejable es adquirir alguna de las soluciones que ofrecen los proveedores de
tecnología especializados en este campo.
En cualquiera de los casos anteriores, AECOC dispone de una amplia lista de
empresas que ofrecen soluciones
de impresión a medida y de un servicio de
asesoría para sus asociados.
Paso 10: Definir un plan de
calidad
Para finalizar, es aconsejable definir un plan de calidad para garantizar a lo
largo de los años la lectura del código de barras en cualquier parte de la
cadena de suministro. Las normas que regulan la calidad de los códigos de
barras del Sistema GS1 están recogidas en el estándar ISO.